Política de tratamiento de datos personales.

Identificación del responsable del tratamiento

SELFY TRAVEL SAS actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio web https://selfytravel.com, la aplicación móvil y los demás canales de contacto.

Alcance. Esta política aplica al tratamiento de datos personales de: (i) clientes que contratan los Servicios; (ii) prospectos que solicitan información o cotizaciones; (iii) suscriptores del newsletter y demás canales digitales; (iv) proveedores y contratistas; (v) candidatos en procesos de selección; y (vi) visitantes del Sitio. Las finalidades específicas pueden variar según el tipo de titular, conforme se detalla en las secciones siguientes.

Marco legal aplicable

La presente política se expide en cumplimiento de:

• Constitución Política de Colombia — Artículo 15 (Derecho a la Intimidad y al Habeas Data)
• Ley 1581 de 2012 — Régimen General de Protección de Datos Personales
• Decreto 1377 de 2013 — Reglamentario de la Ley 1581
• Ley 1266 de 2008 — Disposiciones generales de Habeas Data
• Circular Externa 002 de 2015 de la SIC
• Decreto 1074 de 2015 — Único Reglamentario del Sector Comercio

Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre el tratamiento de datos personales. En este caso, Selfy Travel SAS.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

Principios del tratamiento

Selfy aplica los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Legalidad: el tratamiento se realiza conforme a la ley.
• Finalidad: los datos son recolectados con fines legítimos, determinados, explícitos e informados al titular.
• Libertad: el tratamiento solo puede realizarse con la autorización previa del titular.
• Veracidad / Calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Transparencia: el titular puede conocer en cualquier momento la existencia y el uso de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos no están disponibles en Internet ni en medios de comunicación masiva salvo autorización legal o del titular.
• Seguridad: se aplican medidas técnicas y administrativas para evitar el uso no autorizado, la pérdida o alteración de los datos.
• Confidencialidad: todos los involucrados en el tratamiento están obligados a guardar reserva.

Datos personales objeto de tratamiento

Selfy recopila y trata las siguientes categorías de datos personales, según la naturaleza de la relación con el titular:

• Datos de identificación: nombre, apellidos, documento de identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, pasaporte.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, WhatsApp, ciudad y país de residencia.
• Datos de viaje: destinos, fechas, número de viajeros, preferencias y requerimientos especiales.
• Datos económicos: información de facturación y transacciones (no datos de tarjetas de crédito).
• Datos técnicos: dirección IP, datos de navegación, cookies.
• Datos de comunicación: contenido de mensajes, consultas y conversaciones con Selfy.

Datos sensibles

Selfy podrá recopilar datos sensibles únicamente cuando sea estrictamente necesario para la prestación del servicio (por ejemplo, información médica o de accesibilidad para actividades específicas o seguros de viaje). El titular que suministre datos sensibles otorga autorización expresa para su tratamiento con las finalidades específicas informadas en el momento de la recolección. Selfy no condiciona la prestación de sus servicios a la entrega de datos sensibles, salvo cuando sea indispensable por razones del servicio.

Finalidades del tratamiento

Los datos personales recolectados por Selfy se tratan para las siguientes finalidades:

• Atender consultas, solicitudes y reclamos.
• Elaborar cotizaciones, propuestas y contratos de servicios turísticos.
• Gestionar reservas de vuelos, hoteles, traslados, actividades y demás productos.
• Tramitar visas, seguros y otros documentos de viaje.
• Prestar asistencia durante el viaje.
• Procesar pagos y emitir facturación electrónica.
• Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el servicio contratado.
• Enviar comunicaciones de marketing cuando el titular lo haya autorizado expresamente.
• Mejorar los servicios y el sitio web mediante análisis estadístico (siempre anonimizado).
• Cumplir con obligaciones legales, tributarias y regulatorias.
• Prevenir fraudes y proteger los derechos de Selfy.

Autorización del titular

Selfy recaba la autorización de los titulares mediante: el diligenciamiento del formulario de contacto (que incluye un aviso de privacidad con un enlace a esta política), la suscripción al newsletter, la firma de propuestas o contratos, o cualquier otro mecanismo inequívoco que deje constancia de la autorización otorgada.

La autorización debe ser previa, expresa e informada. El titular tiene derecho a revocarla en cualquier momento, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que justifique la continuación del tratamiento.

Derechos del titular

Los titulares de datos personales tienen derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informados sobre el uso que se le ha dado a sus datos; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización; y solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.

Deberes del Responsable del Tratamiento

En cumplimiento del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Selfy Travel SAS asume los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular para el tratamiento de sus datos personales.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado todas las novedades respecto de los datos.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
8. Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al Encargado en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos señalados en esta política y en la Ley 1581 de 2012.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

Atención de consultas y reclamos

El canal habilitado para consultas y reclamos es: hola@selfytravel.com

Procedimientos para ejercer derechos

Para ejercer cualquiera de los derechos reconocidos, el Titular —o su representante debidamente acreditado— debe enviar una solicitud escrita al canal habilitado hola@selfytravel.com, con el asunto sugerido “Solicitud de derechos sobre datos personales”.

La solicitud debe contener:

1. Nombre completo y número de documento de identidad del Titular.
2. Datos de contacto (correo electrónico y/o teléfono) para notificar la respuesta.
3. Descripción clara y precisa del derecho que se desea ejercer (acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria, conocer el uso o presentar reclamo).
4. Cuando aplique, los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos que se quieran hacer valer.
5. Si la solicitud es presentada por un representante o apoderado: documento que acredite la representación (poder o autorización firmada por el Titular y copia del documento de identidad de ambos).

Solicitudes incompletas. Si la solicitud llega sin alguno de los datos anteriores, Selfy informará al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que la complete. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del trámite.

Respuesta. Una vez completa la solicitud, Selfy responde por escrito al correo de contacto del Titular dentro de los plazos indicados en la sección 11, indicando el sentido de la respuesta y las acciones realizadas.

Transferencia y transmisión de datos

Selfy podrá transferir o transmitir datos personales a Proveedores (aerolíneas, hoteles, operadores, aseguradoras) estrictamente para gestionar el servicio contratado por el titular. Estas transferencias se realizan bajo acuerdos de confidencialidad o mediante contratos que garantizan los mismos niveles de protección exigidos por la ley colombiana. Para transferencias internacionales a países sin nivel adecuado de protección según la SIC, se obtendrá la autorización previa del titular o se suscribirán acuerdos contractuales adecuados.

Encargados del tratamiento

Selfy podrá contratar Encargados del Tratamiento (proveedores de servicios tecnológicos, plataformas de correo, pasarelas de pago, servicios de analítica) que traten datos personales por cuenta de Selfy. Estos Encargados están obligados a: aplicar las medidas de seguridad establecidas por Selfy; tratar los datos solo conforme a las instrucciones recibidas; y guardar confidencialidad.

Medidas de seguridad

Selfy implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre las medidas adoptadas:

• Cifrado HTTPS/TLS en todas las comunicaciones del Sitio.
• Control de acceso por roles a los sistemas internos que almacenan datos personales.
• Copias de seguridad periódicas y planes de recuperación ante desastres.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados, contratistas y Encargados.
• Capacitación del equipo en protección de datos personales.
• Revisión periódica de las medidas técnicas y organizativas.

Notificación de incidentes de seguridad. Cuando se detecte un incidente que comprometa los datos personales bajo tratamiento, Selfy:

1. Reportará el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la detección, conforme a la Circular Externa 003 de 2018.
2. Notificará directamente a los Titulares afectados, por el canal de contacto registrado, cuando el incidente pueda generar un riesgo significativo para sus derechos.
3. Adoptará de inmediato las medidas necesarias para contener el incidente, mitigar sus efectos y prevenir su repetición.

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Selfy se inscribirá en el RNBD administrado por la SIC cuando supere los umbrales fijados en la Circular Externa 002 de 2015 (bases de datos con más de cien mil titulares o ingresos anuales superiores a 100.000 SMMLV). Mientras no se alcancen dichos umbrales, no existe obligación de registro, sin perjuicio del cumplimiento de los demás deberes previstos en esta política.

Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento o el tiempo que exija la ley (en particular, 10 años para datos de facturación y contratos, conforme a la normativa tributaria colombiana). Transcurrido el plazo, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados.

Vigencia y modificaciones

Esta Política entra en vigencia a partir de su publicación en el Sitio y se revisa al menos una vez al año, o cuando se presenten cambios legales, regulatorios o de negocio relevantes.

Las modificaciones sustanciales se comunican a los Titulares mediante:

1. Publicación de la versión actualizada en el Sitio con la fecha de última modificación.
2. Notificación por correo electrónico a los Clientes activos.
3. Cuando los cambios afecten finalidades para las que se requiere autorización, solicitud de nueva autorización al Titular antes de iniciar el tratamiento con las nuevas finalidades.

Las bases de datos quedarán activas mientras se mantenga la relación con el Titular o subsistan las finalidades del tratamiento, y se suprimirán o anonimizarán cuando dichas finalidades hayan cesado y no exista obligación legal de conservación.

Aviso de privacidad

Al contactar a Selfy Travel a través de cualquier canal, al usar el Sitio o al contratar servicios, el usuario declara haber sido informado sobre el tratamiento de sus datos personales según lo establecido en esta Política, y otorga su autorización para dicho tratamiento conforme a las finalidades aquí descritas.

Contacto e información del oficial

Documentos relacionados. Esta política se complementa con la Política de Privacidad (versión accesible y explicativa de cómo se tratan los datos personales) y la Política de Cookies (uso de cookies y tecnologías similares en el Sitio).